毎日、尽きない突発的なタスクに追われ、無数のビジネスパーソンが頭を抱えている。忘れてはならないのは、「効率が競争力を決める」ということだ。冷静な頭を保ち、毎日の仕事を適切に計画すれば、思いがけず勝利を収め、半分の力で二倍の成果を上げることも可能だろう。
日本の効率化の専門家、松本幸夫氏は、目の前に大量のタスクがあるときは、まずタスクを分類し、優先順位を明らかにすることを勧めている。「緊急」「重要」という二つの基準を使い、「緊急かつ重要」なことから先に手をつけ、「緊急だが重要でない」タスクはすばやく片づける。「重要だが緊急でない」「緊急でも重要でもない」タスクは、ひとまず横に置いておいてもよい。
マイクロソフトの創設者であるビル・ゲイツ氏は、自身の経験から次のように注意を促している。誰もが1日でこなせる重要な仕事は最大7つまでだ。たとえば、会議の開催、通知メールの送信、顧客訪問などだ。1日のタスクリストが7つを超える場合は、それ以上書き加える必要はない。すべてのことを必ず「今日」終わらせる必要はないからだ。無理をすれば、心と体がついていかなくなる。
まず「考える」、それから「行動する」。詳細な検討を要するタスクについては、急いで手をつけるのではなく、食事中や散歩中などの時間を使ってじっくり考えるようにしよう。ある程度の蓄積ができた段階で、自然とひらめきが湧いてくるだろう。
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