매일 끝없이 밀려오는 예기치 않은 업무는 수많은 직장인들을 정신없이 바쁘게 만든다. 잊지 말자. "효율이 경쟁력을 결정한다"는 말을. 맑은 정신을 유지하고 하루 일과를 합리적으로 계획한다면, 뜻밖의 승리를 거두고 반으로 힘을 들여 두 배의 성과를 낼 수도 있다.
일본의 효율 전문가 마쓰모토 유키오(松本幸夫)는 업무가 산더미처럼 쌓였을 때, 우선 업무를 분류하여 우선순위를 정하는 것이 좋다고 조언한다. '긴급함'과 '중요함'의 두 가지 기준에 따라 먼저 '긴급하고 중요'한 일을 처리하고, 그다음에 '긴급하나 중요하지 않음'의 일을 빠르게 끝낸다. '중요하나 긴급하지 않음'과 '긴급하지도 중요하지도 않음'의 일은 잠시 옆으로 미뤄둘 수 있다.
마이크로소프트 창립자 빌 게이츠(Bill Gates)는 자신의 경험을 바탕으로 모든 사람에게 당부한다. 누구나 하루에 중요한 일은 최대 7가지까지만 처리할 수 있다는 것이다. 예를 들어 회의 주최, 알림 이메일 발송, 고객 방문 등이 이에 해당한다. 하루 계획표에 7가지를 초과해 적는 것은 불필요하다. 모든 일을 반드시 '오늘' 끝내야 할 필요는 없기 때문이다. 그렇지 않으면 뜻은 좋지만 체력과 집중력이 따라주지 않게 된다.
먼저 '생각'하고 그 다음 '행동'하라. 세심한 고려가 필요한 업무는 서둘러 시작하지 말고, 식사나 산책하는 시간을 활용해 미리 숙고하는 것이 좋다. 어느 정도 시간이 쌓이면 자연스럽게 아이디어가 솟아오르게 될 것이다.
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